Lembayung Center Indonesia

Petuntuk Umum
1. Baca keseluruhan booklet Criteria Baldrige.
2. Pahami format Item dan bagaimana cara merespon requirements / menjawab pertanyaan.
3. Pahami definisi istilah-istilah kunci.
4. Mulailah dengan menyusun “Organizational Profile“.

Petunjuk Merespon “Process Items”
1. Pahami makna dari pertanyaan “how“.
2. Pahami makna dari pertanyaan “what“.
3. Tulis dan review jawaban dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

• Tunjukkan adanya approach yang sistematis. Approach yang sistematis bersifat repeatable dan memungkinkan adanya evaluasi, perbaikan, inovasi, dan pertukaran informasi.

• Tunjukkan adanya deployment. Tulisan mengenai deployment berisi implementasi dari approach di segenap bagian dari organisasi.

• Tunjukkan bukti-bukti adanya learning. Pada setiap proses seharusnya terdapat suatu siklus evaluasi dan perbaikan, bahkan perubahan yang bersifat breakthrough. Adanya perbaikan pada proses harus dapat di-share dengan unit-unit terkait untuk memungkinkan adanya pembelajaran organisasional.

• Tunjukkan integration. Tunjukkan adanya keselarasan dan harmoni di antara processes, plans, measurement, actions, dan results yang menghasilkan keefektifan dan keefisienan organisasional.

• Tunjukkan fokus dan konsistensi. Ada empat hal penting yang menyangkut fokus dan konsistensi: (1) Organizational Profile harus menunjukkan secara jelas apa-apa yang penting bagi organisasi. (2) Kategori Strategic Planning harus mengedepankan fokus terpenting dan bagaimana deployment-nya dilaksanakan. (3) Khusus untuk Item 4.1 harus menunjukkan bagaimana suatu organisasi menganalisis dan me-review informasi mengenai kinerja untuk dapat menentukan prioritas. (4) Kategori Process Management harus mengemukakan core competencies dan work processes yang merupakan kunci dari kinerja organisasi secara keseluruhan.

• Respon seluruh Item Requirements. Adanya pertanyaan yang tidak dijawab dapat diartikan sebagai adanya gap pada sistem manajemen kinerja.

4. Lakukan cross-reference jika memungkinkan.
Sedapatnya, setiap jawaban adalah untuk satu pertanyaan. Tetapi, jawaban untuk tiap-tiap pertanyaan juga harus saling mendukung. Dalam penulisan respon, dimungkinkan untuk me-refer respon lain daripada harus mengulang tulisan / informasi.

5. Terapkan format tulisan yang “compact”.
Dengan adanya pembatasan jumlah halaman, aplikan diharapkan dapat menggunakan halaman yang tersedia dengan sebaik-baiknya dengan memanfaatkan tabel, diagram alir, atau buletted list.

6. Mengacu pada “Scoring Guidelines”.
Pada Scoring Guidelines terdapat faktor-faktor yang menjadi dasar evaluasi, yang seharusnya pula menjadi bahan acuan ketika menulis respon.

Petunjuk Merespon Results Items

1. fokus pada hasil organisasional yang paling kritikal.
Tunjukkan hasil-hasil yang menjadi faktor paling penting bagi kesuksesan organisasi, yang dikemukakan pula pada Organizational Profile dan respon Kategori-Kategori lainnya.

2. Tunjukkan data hasil secara efektif dengan memperhatikan:

• Performance levels yang dituangkan dengan skala pengukuran yang meaningful.
• Trends untuk menunjukkan arah hasil, rate perubahan, dan cakupan dari deployment.
• Comparisons yang menggambarkan perbandingan hasil suatu organisasi dengan organisasi lain.
• Integration yang menunjukkan bahwa semua data hasil yang penting diikutsertakan dan disegmentasikan.

3. Tunjukkan data trend dari periode aktual.
Walaupun tidak ada aturan mengenai periode minimum untuk data trend, pada umumnya diperlukan minimum adanya tiga poin data historik (tahunan) untuk membuat trend. Suatu trend harus merepresentasikan data historik serta data tahun berjalan dan walaupun dimungkinkan, tidak bersandar pada kinerja proyeksi (masa depan). Untuk results yang penting, masukkan juga data baru walaupun belum terbentuk adanya trend dan komparasi.

4. Gunakan format “compact”: Grafik dan Tabel.
Data results dapat secara disajikan secara compact bila disajikan dalam format grafik atau tabel. Jangan lupa membubuhkan label pada tabel maupun grafik untuk memudahkan interpretasi. Perhatikan pula “normalisasi” dalam penyajian data sehingga menjadi meaningful, contohnya dengan menyajikan data rasio bukannya data nominal.

5. Sajikan data beserta penjelasannya.
Sedapat mungkin tampilkan data result beserta penjelasannya secara berdekatan. Data trend yang berubah secara drastis harus disertai penjelasan tentang mengapa hal tersebut terjadi.

6. Mengacu pada “Scoring Guidelines”.

Showing focus and consistency in the Process Items and tracking corresponding measures in the Results Items should improve organizational performance.

Lihat Juga:

Baldrige Criteria

Link:

Baldrige Criteria for Performance Excellence

Share on Facebook