**** VISI: Menjadi Pusat Pembelajaran Sistem Manajemen Kinerja Berbasis Kriteria Baldrige di Indonesia. **** MISI : Membantu organisasi untuk membangun, memperbaiki dan meningkatkan kinerja dengan menyediakan produk dan layanan buku referensi, pelatihan, workshop, konsultasi, seminar dan assessment Sistem Manajemen Kinerja berbasis Kriteria Baldrige guna mencapai keunggulan organisasi. **** TATA NILAI : Mengutamakan Integritas dan Profesionalisme.
JA slide show
 
Home PERANCANGAN DISJAYA IMS
PERANCANGAN DISJAYA IMS

  

 

(LCI-171115) Melewati tiga masa jabatan General Manager, PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang terhitung mulai Tgl 28 Agustus 2013 ketika dalam Rapat Kerja Ketiga Tahun 2013 - tema yang diusung adalah “Kita Ciptakan Manajemen Mutu Terintegrasi Untuk Mencapai Kinerja Ekselen”. Ketika itu yang menjabat sebagai GM adalah Bpk Sulastio. Dilanjutkan dengan masa kepemimpinan GM Bpk Heryanto – yang pada Tgl 19 Januari 2015, mengumpulkan para Pemimpin Senior se PLN Disjaya di Auditorium Museum Listrik TMII Jakarta untuk berkomitmen mulai merancang Integrated Management System.  Ramai-ramai tanda tangan sebagai bukti komitmennya.

Berlanjut di masa kepemimpinan GM PLN Distribusi Jakarta Raya Bpk Syamsul Huda yang secara resmi menyatakan bahwa bersamaan dengan Hari Listrik Nasional ke 70 Tgl 27 Oktober 2015, Sistem Manajemen Terpadu yang diberi nama: Disjaya Integrated Management System (Disjaya IMS) mulai diimplementasikan.  Ditandai dengan penandatanganan pernyataan “Soft Launching” di halaman gedung kantor Jl MIR Rais di bilangan Gambir – resmilah sudah Sistem Manajemen yang mengintegrasikan enam Standar/Kriteria ini berlaku.

 

Untuk melengkapi kesiapan implementasinya, diselenggarakan “Super Executive Briefing” mengenai “progress” Disjaya IMS untuk para Pemimpin Senior se Disjaya pada Tgl 16 November 2015 bertempat di Ruang Batavia Lantai 10 Kantor Disjaya.  Acara ini semakin relevan karena sudah banyak pergantian jabatan - baik yang keluar maupun masuk sebagai salah satu bentuk dinamika perusahaan.  Meskipun memakan waktu yang relatif lama, namun patut dicatat bahwa PLN Disjaya adalah unit yang pertama di jajaran organisasi PT PLN (Persero) yang berhasil merancang dan mengimplementasikan Integrated Management System sesuai amanat SK Direksi PLN No.014 Tgl. 21 Januari 2010 Perihal Pedoman Pelaksanaan PLN Management System (PLN-MS) di Lingkungan PT PLN (Persero) menyusul anak perusahaan sudah lebih awal merancang, mengimplementasikan – bahwa memperoleh sertifikasi IMS.  Siapa menyusul?

                                                                                                                                  *****

PELATIHAN AUDIT INTERNAL INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM  PLN DISJAYA

Jakarta (LCI-141115)  PLN DISJAYA telah mendokumentasikan dan mengimplementasikan IMS terhitung mulai Tgl 27 Oktober 2015. Untuk mendukung implementasi sistem manajemen yang telah dikembangkan serta menuju keberhasilan meraih sertifikasi, diperlukan suatu sistem pengawasan dan pengendalian yang matang termasuk Sistem Audit Internal yang wajib dilaksanakan karena merupakan salah satu persyaratan implementasi dan persyaratan sertifikasi.  Untuk kepentingan tersebut, bertempat di Auditorium Museum Listrik Taman Mini Indonesia Indah – Tgl 09 sampai dengan 13 November 2015 diselenggarakan PELATIHAN AUDIT INTERNAL INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM  PLN DISJAYA yang diikuti oleh sekitar 70 peserta.

Dua hari pertama pelatihan difokuskan kepada pemahaman Standar Sistem Manajemen yang diintegrasikan dalam Disjaya IMS berupa OVERVIEW:  SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015; SISTEM MANAJEMEN LINGKUNGAN    ISO 14001:2015; SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA  ISO 45001:2016; PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA PP 50 TH 2012; SISTEM MANAJEMEN PENGAMANAN PERKAP NO 24 TH 2007; KRITERIA UNTUK KEUNGGULAN KINERJA Criteria for Performance Excellence 2015 – 2016; SPESIFIKASI PERSYARATAN SISTEM MANAJEMEN UMUM SEBAGAI KERANGKA KERJA UNTUK INTEGRASI PAS 99:2012 Specification of Common Management System Requirement as a Framework for Integration.

 

Baru di hari ketiga sampai kelima, para peserta dibekali dengan ilmu dan simulasi praktik  Audit Internal berbasis ISO 19011:2011 Guidelines for Auditing Management Systems. Materi pelatihannya berupa: PRINSIP-PRINSIP AUDITING; PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT; PELAKSANAAN AUDIT; KOMPETENSI dan EVALUASI AUDITOR; PRAKTIK AUDIT;  Acara ditutup setelah para peserta laki-laki yang beragama Islam – melaksanakan Sholat Jum’at di MasjidPangeran Diponegoro yang berada tidak jauh dari lokasi penyelenggaraan Pelatihan di Museum Listrik dan nergi Baru Taman Mini Indonesia Indah – Jakarta.

 *****

“SOFT LAUNCHING” DISJAYA INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM

 

 
 Jakarta (LCI-281015) Terhitung mulai 27 Oktober 2015 PLN Distribusi Jakarta Raya secara resmi menyatakan bahwa bersamaan dengan Hari Listrik Nasional ke 70, Sistem Manajemen Terpadu yang diberi nama: Disjaya Integrated Management System (Disjaya IMS) mulai diimplementasikan.  Terobatilah untuk sementara jerih payah selama sepuluh bulan terhitung mulai Januari 2015 jajaran PLN Disjaya, khususnya Tim Perancang – dengan “pencapaian” ini.

Ditandai dengan penandatanganan oleh General Manager PLN Disjaya Syamsul Huda di halaman gedung kantor Jl MIR Rais di bilangan Gambir – resmilah sudah Sistem Manajemen yang mengintegrasikan enam Standar/Kriteria ini berlaku. Keenam standar yang diintegrasikan adalah: Standar ISO 9001:2015 Sistem Manajemen Mutu; Standar ISO 14001:2015 Sistem Manajemen Lingkungan; Standar ISO 45001:2015 Sistem Manajemen K3; SMK3 PP 50 TH 2012: Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja; SMP PERKAP NO 24 TH 2007 Sistem Manajemen Pengamanan; Criteria for Performance Excellence 2015 – 2016.

 ****
Jakarta (LCI-171015) Sambil mengejar penuntasan:Prosedur yang belum selesai; Menghimpun fisik (elektronik & non elektronik) Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan  yang sudah ada; Munyusun/Membuat fisik (elektronik & non elektronik) Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan  yang belum ada; IPM, DIDR & DIDC yang belum selesai – Tim Perancang Disjaya IMS lanjut menyusun Integrated System Manual bertempat di Ruang Rapat PT Indonesia Power Unit Pemeliharaan Jl KS Tubun Jakarta pada Tgl 12 s/d 16 Oktober 2015.
Delapan Bab yang disusun terdiri dari: BAB 1.0 Lembar Kendali; BAB 2.0 Matriks Pernyataan Kepatuhan; BAB 3.0 Pendahuluan; BAB 4.0 Profil Organisasional; BAB 5.0 Kewenangan & T.J Pemimpin Senior; BAB 6.0 Rencana Mutu Produk; BAB 7.0 Sistem Kerja; BAB 8.0 Diagram Konteks.
*****
 
Jakarta (LCI-270815). Setelah PLN Disjaya berhasil menyusun Sistem Kerja, Diagram Konteks,  Prosedur, Integrated Procedure Manual (IPM) Bab I dalam Disjaya Integrated Management System, tahap selanjutnya adalah menyusun Daftar Induk Dokumen Referensi dan Daftar Induk Dokumen Catatan. Langkah awal untuk menyusun DIDR & DIDC ini telah dimulai ketika Tim Perancang Disjaya IMS ber-workshop di Museum Listrik TMII Jakarta pada Tgl 09-10 Juli 2015 bertepatan dengan 22-23 Ramadhan 1436 H. Setelah workshop tersebut telah berhasil disusun draf Daftar Induk Dokumen Referensi (DIDR) dan Daftar Induk Dokumen Catatan (DIDC) Disjaya IMS dengan status revisi 00 oleh Tim Perancang DIDR & DIDC.  Sebelum disyahkan - perlu diyakini bahwa DIDR dan DIDC yang telah dirancang memenuhi persyaratan-persyaratan Integrated Management System (IMS).  Langkah ini dilakukan Tim Perancang Disjaya IMS bersama dengan Tim Lembayung Center ber-workshop di Lantai 8 Gedung Kantor PLN Disjaya pada Tgl 18 Agustus s/d 07 September 2015 untuk me-review draf DIDR dan DIDC.
 
 
 
*****
 
Jakarta (LCI-110715) Setelah PLN Disjaya berhasil menyusun Sistem Kerja, Diagram Konteks, dan Prosedur dalam Disjaya IMS, tahap selanjutnya adalah menyusun Dokumen Referensi (DR) dan Dokumen Catatan (DC). Untuk itu diperlukan Workshop Penyusunan Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan.  Setelah mengikuti serangkaian Workshop berupa Pelatihan dan Konsultansi ini - peserta diharapkan dapat mengenal, memahami, mendalami, merancang, dan menyempurnakan, serta mengimplementasikan persyaratan-persyaratan Integrated Management System dalam Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan serta mulai mengumpulkan Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan yang telah diidentifikasikan dalam Prosedur di unit masing-masing.
 
Langkah awal untuk menyusun DR & DC, Tim Perancang Disjaya IMS ber-workshop di Museum Listrik TMII Jakarta pada Tgl 09-10 Juli 2015 bertepatan dengan 22-23 Ramadhan 1436 H. Dalam workshop tersebut telah berhasil disusun “template” formulir Daftar Induk Dokumen Referensi (DIDR) dan Daftar Induk Dokumen Catatan (DIDC) Disjaya IMS dengan status revisi 00 serta beberapa draf DIDR & DIDC untuk berbagai Prosedur yang disusun oleh Tim Perancang DIDR & DIDC.
 

MATERI DAN JADWAL PERANCANGAN

HARI PERTAMA: Teori Dokumen Referensi; Persyaratan PAS 99:2012; Persyaratan ISO 9001:2015; Pengendalian Dokumen dan Catatan; Identifikasi Dokumen Referensi; Workshop Pembuatan Daftar Induk Dokumen Perancangan Format DIDR; Penyusunan DIDR masing-masing Prosedur; 

HARI KEDUA: Teori Dokumen Catatan; Persyaratan PAS 99:2012; Persyaratan ISO 9001:2015; Pengendalian Dokumen dan Catatan; Identifikasi Dokumen Referensi; Daftar Induk Dokumen Referensi; Workshop Pembuatan Daftar Induk Dokumen Catatan; Perancangan Format DIDR; Penyusunan DIDR masing-masing Prosedur.

PENUGASAN TIM: Penuntasan Prosedur Yang Belum Selesai; Pembuatan Integrated Procedure Manual yang Belum Selesai; Mulai Menghimpun Fisik Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan.

 

Jakarta (LCI-090715) Setelah PLN Disjaya berhasil menyusun Sistem Kerja, Diagram Konteks, dan Prosedur dalam Disjaya Integrated Management System, tahap selanjutnya adalah menyusun Pedoman Prosedur Terpadu/Integrated Procedure Manual (IPM). Sebelum menyusun Pedoman Prosedur Terpadu - perlu diyakini bahwa Prosedur yang telah dirancang, telah memenuhi persyaratan-persyaratan Integrated Management System (IMS). Setelah mengikuti serangkaian Review berupa Pelatihan, Workshop, dan Konsultansi ini - peserta diharapkan dapat mengenal, memahami, mendalami, merancang, dan menyempurnakan, serta mengimplementasikan persyaratan-persyaratan  IMS dalam Prosedur dan mulai menyusun Integrated Management System (IMS).

Langkah awal untuk menyusun IPM, Tim Perancang Disjaya IMS ber-workshop di Museum Listrik TMII Jakarta pada Tgl 07-08 Juli 2015 bertepatan dengan 20-21 Ramadhan 1436 H. Dalam workshop tersebut telah berhasil disusun draf Integrated Procedure Manual (IPM) Disjaya IMS dengan status revisi 00 berisi: Bab I LEMBAR KENDALI yang terdiri dari Subbab: Lembar Sampul; Daftar Isi; Daftar Distribusi; Daftar Status Revisi; dan Daftar Istilah dan Singkatan.

Penugasan berikutnya adalah penyusunan:

Bab II     PROSEDUR DALAM DK A MANAJEMEN  NIAGA

Bab III    PROSEDUR DALAM DK B MANAJEMEN KONSTRUKSI

Bab IV   PROSEDUR DALAM DK C MANAJEMEN DISTRIBUSI

Bab V    PROSEDUR DALAM DK D MANAJEMEN SDMO

Bab VI   PROSEDUR DALAM DK E MANAJEMEN KHA

Bab VII  PROSEDUR DALAM DK F MANAJEMEN KEUANGAN

Bab VIII PROSEDUR DALAM G MANAJEMEN RANTAI SUPLAI

Bab IX   PROSEDUR DALAM H MANAJEMEN TI

Bab X    PROSEDUR DALAM I MANAJEMEN K2,K3 DAN LINGKUNGAN

Bab XI   PROSEDUR DALAM J MANAJEMEN PERENCANAAN

Bab XII  PROSEDUR DALAM K MANAJEMEN RISIKO

Bab XIII PROSEDUR DALAM L SISTEM MANAJEMEN KINERJA;

 

 

Masih merupakan "pekerjaan rumah" adalah: Penuntasan Prosedur yang Belum Selesai; Mulai Menghimpun Fisik (Elektronik & Non Elektronik) Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan yang Sudah Teridentifikasikan dalam Setiap Prosedur.

*****

REVIEW PROSEDUR TAHAP 2

Review Prosedur Disjaya IMS Tahap 2 dimulai Hari Senin Tgl 22 Juni s/d Kamis Tgl 3 Juli 2015 setelah jedah menjelang dan sekitar hari-hari di awal Bulan Ramadhan 1436 H. Review tetap bertempat Lantai 8 Gedung PLN Disjaya Jl MIR Rais Jakarta. Berhasil di-review beberapa draf Prosedur.

HARI KESEMBILAN – SENIN 22 JUNI 2015

REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN RANTAI SUPLAI: G.01 Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa; G.02 Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa; G.03 Pengelolaan Pergudangan.

HARI KESEPULUH – SELASA 23 JUNI 2015 & HARI KESEBELAS – RABU 24 JUNI 2015

REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI: H.01 Pengelolaan Aplikasi TI; H.02 Implementasi Aplikasi TI; H.03 Pengelolaan Infrastruktur TI; H.04 Pengelolaan Data Base Aplikasi TI.

HARI KEDUABELAS – KAMIS 25 JUNI 2015 DAN HARI KETIGABELAS – JUM’AT 26 JUNI 2015

REVIEW PROSEDUR PERENCANAAN MANAJEMEN PERENCANAAN: J.01 Perencanaan Strategis; J.04 Manajemen Laporan Kinerja Organisasi.

HARI KEEMPAT BELAS – SENIN 29 JUNI 2015

REVIEW  PROSEDUR MANAJEMEN RISIKO: K.01 Penetapan Konteks Risiko; K.02 Asesmen Risiko.

HARI KELIMABELAS – SELASA 30 JUNI 2015

REVIEW PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN KINERJA: L.01 Penetapan Dan Pengendalian Dokumen Informasi IMS, L.02 Penetapan Dan Monitoring Kinerja IMS;  L.05 Penyusunan Laporan IMS.

 

HARI KEENAMBELAS – RABU 01 JULI 2015

REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN KHA: E.04 Pengelolaan PKBL; E.06 Pengelolaan Sarana, Fasilitas Gedung.

 

HARI KETUJUHBELAS – KAMIS 02 JULI 2015

REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN KHA: E.01 Komunikasi Internal Dan Eksternal;  E.03 Tata Laksana Surat Dan Kearsipan.

HARI KE DELAPAN BELAS – JUMAT 03 JULI 2015

REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN K2K3L: I.01 Identifikasi Dan Perolehan Peraturan K2K3L; I.03 Pengendalian Operasional K2K3L.
 
Penugasan Tim berikutnya adalah penuntasan Prosedur yang belum selesai untuk selanjutnya akan dihimpun di dalam Integrated Procedure Manual (IPM). 

*****

REVIEW PROSEDUR TAHAP 1

 

Jakarta (LCI-130615) Setelah Tim Perancang Disjaya IMS memiliki waktu sekitar satu bulan (selama Mei 2015) untuk merancang draf Prosedur, pada bulan Juni 2015 – persisnya Tgl 03 s/d 12 Juni 2015 - sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati – anggota Tim bertemu dengan Tim Konsultan untuk bersama-sama me-review draf Prosedur yang sudah disusun menjadi Prosedur dalam Disjaya IMS.  Berhasil di-review dalam kurun waktu delapan hari tersebut beserta risalahnya sebagai berikut.

1   PRA REVIEW PROSEDUR

·       Perbaikan “template” Prosedur

·       Informasi Hasil Pra Review Prosedur A, B, dan C

·       Informasi kesepakatan tentang template Prosedur

·       Perbaikan “template” paralel dengan Review Prosedur.

2   REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN KONSTRUKSI

B.01 PERENCANAAN KONSTRUKSI

·       Versi terbaru dari Tim Tgl. 28 Mei 2015

·       Tambahan STAKEHOLDERS: PEMERINTAH DAN INSTANSI TERKAIT (Bukan: KOMUNITAS) – Bahan perbaikan DK & SK.

·       Di-review menjadi Status Revisi: 01 dan diperbaiki oleh Sekretariat.

B.02 PENGAWASAN DAN PENGENDALIAN PEKERJAAN

·       Disempurnakan oleh Tim dengan mengacu pola review B-01. Setelah selesai menjadi Rev 01 dan disetorkan ke Sekretariat.

B.03 MANAJEMEN LOGISTIK

·       Dihapus karena duplikasi dengan Prosedur yang ada di G Manajemen Rantai Suplai.

3   REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN NIAGA

A.01 PELAYANAN PELANGGAN

·       Yang ditampilkan draf versi lama dari Tim sebelum  Tgl. 29 Mei 2015.

·       Review A-01 dan Hal. 1.

·       Di-review menjadi Status Revisi: 01 dan diperbaiki oleh Sekretariat

·       Akan dilakukan “procedure testing” oleh Pak Aep di salah satu Area pada Hari Senin Tgl 08/06-2015.

A.04 MENDENGARKAN SUARA PELANGGAN

·       Di-review menjadi Status Revisi: 01 dan diperbaiki oleh Sekretariat

A.02 dan A.03

·       Diperbaiki oleh Tim dan setelah selesai disetorkan ke Sekretariat.

·       Diberikan hasil Review berupa catatan Konsultan pada hard copy draf untuk diperbaiki Tim dengan menggunakan pola seperti review A-01 dan A-04. Setelah selesai agar soft copy Prosedur Rev 01 diserahkan ke Sekretariat.

4   REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN DISTRIBUSI

C.02 OPERASI, PEMELIHARAAN, DAN PENGENDALIAN SISTEM DISTRIBUSI

·       Judul dalam DK: OPERASI, PEMELIHARAAN DAN PENGENDALIAN SISTEM DISTRIBUSI dalam Prosedur menjadi C.02 OPERASI SISTEM DISTRIBUSI.

·       Klausul ISO 9001: 8.5.1 dan 8.5.2

·       Perlu IK (Dok. Ref) Manuver.

·       Karena dalam C.02 belum ada aspek PEMELIHARAAN (termasuk PENANGGULANGAN GANGGUAN) akan dibuatkan prosedur C.04 PEMELIHARAAN, PERBAIKAN DAN NORMALISASI JARINGAN.

C.01 PERENCANAAN POLA OPERASI SISTEM DISTRIBUSI

·       Judul Prosedur C.01 PERENCANAAN POLA OPERASI SISTEM DISTRIBUSI

·       Output utama: RPO

·       Output akhir LKAO  Pos 5.3

C.04 PERBAIKAN DAN NORMALISASI GANGGUAN JARINGAN

·       Judul yang disepakati C.04 PERBAIKAN DAN NORMALISASI GANGGUAN JARINGAN

C.05 PEMELIHARAAN SISTEM DISTRIBUSI

·       Perlu prosedur baru C.05 PEMELIHARAAN SISTEM DISTRIBUSI

 

5   REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN SDMO

D.01 PENGEMBANGAN ORGANISASI

·       Prosedur PENGEMBANGAN ORGANISASI di-review menjadi Rev. 01

·       Masukan: Usulan “Semua Unit Kerja”. Keluaran: Usulan BSO, FJ, Uraian Jabatan ke PLN Pusat.

·       Aktivitas akhir: Mensosialisasikan BSO.

D.07 PENGELOLAAN ADMINISTRASI TENAGA KERJA

·       Prosedur PENGELOLAAN ADMINISTRASI TENAGA KERJA hanya meliputi Pegawai Tetap – tidak termasuk Non Pegawai Tetap sehingga judul Prosedurnya menjadi: PENGELOLAAN ADMINISTRASI SDM.

·       Kinerja Proses: Pemutakhiran:....... %

                                                                                                                                   ·       Kinerja Produk: Akurasi:.........%

D.03 PENGELOLAAN REKRUTMEN

·       Prosedur PENGELOLAAN REKRUTMEN di-review menjadi Rev. 01

·       SDM: hanya meliputi Pegawai Tetap – tidak termasuk Non Pegawai Tetap.

·       Ruang Lingkup mulai dari Menerima Penetapan Pagu dan Penunjukkan Pelaksanaan Rekrutmen sampai dengan Mengirimkan Siswa Pra Jabatan ke Pusdiklat.

6   REVIEW PROSEDUR MANAJEMEN KEUANGAN

F.01 PENGELOLAAN ANGGARAN

·       Prosedur PENGELOLAAN ANGGARAN di-review menjadi Rev. 01

 

Review akan berlanjut pada tahapan berikutnya mulai Hari Senin Tgl 22 Juni s/d Kamis Tgl 2 Juli 2015 bertempat di lokasi yang sama: Lantai 4 Gedung PLN Disjaya Jl MIR Rais Jakarta. (HIS).

***** 

 TEORI PENGEMBANGAN PROSEDUR IMS

Jakarta (LCI-150415). Mempersiapkan langkah berikutnya dalam Perancangan Disjaya IMS berupa penyusunan Prosedur (sementara teridentifikasi 57 Prosedur yang harus dirancang), Tim Perancang melakukan Workshop Teori Pengembangan Prosedur bertempat di Museum Listrik Taman Mini Indonesia Indah selama dua hari Tgl 13 s/d 14 April 2015. Sasaran Workshop Pengembangan Prosedur tsb adalah agar para anggota Tim mampu mengidentifikasikan Prosedur dalam Disjaya IMS. Setelah itu mereka mampu merancang dan mendokumentasikan Prosedur tsb serta mengidentifikasikan Dokumen Referensi dan Dokumen Catatan yang ada dalam setiap Prosedur organisasi.

 

Dalam workshop tsb dilakukan langkah-langkah sbb:

·       Menentukan Diagram Konteks yang akan dijadikan dasar penyusunan Prosedur.

·       Pembagian kelompok sesuai dengan fungsi kerja yang sesuai dengan masing-masing Prosedur.

·       Tugas-tugas Kelompok:

*  Identifikasikan judul-judul prosedur yang ada dalam setiap Diagram Konteks organisasi.

 * Petakan klausul/subklausul Standar Sistem Manajemen yang relevan.

 * Identifikasikan masalah yang dihadapi sehubungan dengan perancangan Diagram Konteks (Isu Kebijakan Level Diagram Konteks).

 * Tentukan format prosedur.

*  Lakukan perancangan prosedur sesuai tugas kelompok.

Tentukan interaksi antara prosedur dalam Diagram Konteks yang disusun dengan prosedur dalam Diagram Konteks lain yang ada keterkaitannya (interface).

*  Review prosedur dengan Diagram Konteks.

 

 

Setelah dirasa cukup pembekalan penyusunan Prosedur selama dua hari, Tim Perancang memiliki waktu sekitar satu bulan (selama Mei 2015) untuk merancang draf Prosedur dalam Disjaya IMS. Pada bulan Juni 2015, sesuai dengan jadwal yang sudah disepakati – anggota Tim akan bertemu dengan Tim Konsultan untuk bersama-sama me-review Prosedur menjadi Prosedur dalam Disjaya IMS.

 

*****

REVIEW DIAGRAM KONTEKS TAHAP 2

Jakarta (LCI 020415) Sesuai dengan rencana, Review Diagram Konteks Tahap 2 dilaksanakan di tempat yang sama (Lantai 4 Gedung Kantor PT PLN Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang) pada Tgl 30 Maret s/d 02 April 2015.  Berhasil di-review 5 (lima) Diagram Konteks (termasuk munculnya Diagram Konteks baru yaitu Manajemen Risiko sesuai program implementasi Manajemen Risiko yang dilaksanakan PLN Disjaya di bawah pengelolaan Bidang Perencanaan).

DK H MANAJEMEN TI                        - 5 JUDUL PROSEDUR

DK I MANAJEMEN K2K3L                   - 6 JUDUL PROSEDUR

DK J MANAJEMEN PERENCANAAN     - 5 JUDUL PROSEDUR

DK K MANAJEMEN RISIKO                - 4 JUDUL PROSEDUR

DK L SISTEM MANAJEMEN KINERJA  - 5 JUDUL PROSEDUR 

 

Kini Disjaya IMS memiliki 1 (satu) Sistem Kerja, 12 (dua belas) Diagram Konteks, dan 57 (lima puluh tujuh) judul Prosedur. Program terakhir dalam acara Review DK adalah:

·       Check Status Interface Antar DK

·       Check Status Interface Antara DK A s/d L dengan Sistem Kerja

·       Identifikasi Judul Prosedur Diagram Konteks A s/d L

·       Identifikasi Judul Prosedur  “wajib” menurut Sistem Manajemen yang diintegrasikan;

·       Penyusunan Draf Bab VIII DISJAYA ISM: Diagram Konteks - A s/d L: o   Umum; o   Kebijakan Diagram Konteks; o   Sasaran Diagram Konteks; o   Prosedur Terkait;

Tugas berikutnya dari para anggota Tim Perancang adalah: Mendapatkan persetujuan dari Pemilik Diagram Konteks, mulai mencari sumber/bahan untuk menyusun Prosedur.  Sementara pemberian Teori Penyusunan Prosedur, Insya Allah akan dilaksanakan pada Tgl 13 dan 14 April 2015 sebagai kelanjutan program besar Perancangan Disjaya Integrated Management System yang dijadwalkan akan mencapai puncaknya dengan “kick off” implementasi pada Tgl 27 Oktober 2015 bertepatan dengan Hari Listrik Nasional. 

 *****

REVIEW DIAGRAM KONTEKS TAHAP 1

Jakarta (LCI-230315). Setelah berhasil menyusun draf Diagram Konteks dalam Disjaya IMS bulan Februari lalu, selanjutnya program perancangan dilajutkan dengan me-review draf dimaksud agar sesuai dengan persyaratan perusahaan serta persyaratan standar-standar sistem manajemen yang akan diintegrasikan.  Review tahap pertama dilaksanakan sejak hari Senin s/d Jum’at Tgl 16 s/d 20 Maret 2015 bertempat di Lantai 4 Gedung PLN Disjaya. Berhasil di-review dalam periode tsb 7 (tujuh) Diagram Konteks.

 

DIAGRAM KONTEKS YANG SUDAH DI-REVIEW & DIIDENTIFIKASIKAN JUDUL PROSEDURNYA DALAM DK

DK A MANAJEMEN NIAGA – 4 JUDUL PROSEDUR
DK B MANAJEMEN KONSTRUKSI – 4 JUDUL PROSEDUR
DK C MANAJEMEN DISTRIBUSI – 4 JUDUL PROSEDUR
DK D MANAJEMEN SDMO – 4 JUDUL PROSEDUR
DK E MANAJEMEN KHA – 4 JUDUL PROSEDUR
DK F MANAJEMEN KEUANGAN – 4 JUDUL PROSEDUR
DK G MANAJEMEN RANTAI SUPLAI – 4 JUDUL PROSEDUR.
Diagram Konteks yang belum di-review (DK H, DK I, DK J, dan DK K) diprogramkan akan dilaksanakan pada Tgl 30 Maret s/d 02 April 2015 yad sekaligus dengan program tahap lanjutannya menjelang penyusunan Prosedur yang terdiri dari:  Check Status Interface Antar DK; Check Status Interface Antara DK A s/d K dengan Sistem Kerja; Identifikasi Judul Prosedur Diagram Konteks A s/d K; Identifikasi Judul Prosedur  “wajib” menurut Sistem Manajemen; Penyusunan Draf Bab VIII DISJAYA ISM: Diagram Konteks - A s/d K yang terdiri dari Subbab: Umum, Kebijakan Diagram Konteks, SasaranDiagram Konteks, Prosedur Terkait; Penyusunan Draf Bab VII Siatem Kerja Disjaya ISM. 

 

***** 

PENGEMBANGAN SISTEM KERJA DAN DIAGRAM KONTEKS 

Jakarta (LCI-260215). Langkah awal perancangan DISJAYA IMS adalah workshop untuk mengidentifikasikan proses-proses dalam DISJAYA IMS. Ini adalah persyaratan awal dalam berbagai sistem manajemen yang akan diimplementasikan secara terintegrasi di PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya dan Tangerang. Lengkapnya persyaratan dalam PAS 99:2012 sebagai kerangka kerja integrasi berbagai sistem manajemen adalah sbb.

4.4 Sistem Manajemen Terpadu

Organisasi harus menetapkan, mengimplementasikan, memelihara  dan memperbaiki  sistem manajemen secara berkesinambungan, termasuk proses-proses yang dibutuhkan serta interaksinya sesuai persyaratan  PAS ini dan standar manajemen yang  diimplementasikan sesuai dengan yang didefinisikan dalam ruang lingkup IMS-nya (4.3).

Maksud subklausul ini adalah untuk menekankan bahwa suatu IMS adalah sistem yang hidup dan harus dipelihara dengan pandangan: baik untuk memperbaiki sistemnya maupun kinerjanya. Untuk melaksanakan persyaratan ini, organisasi harus:

a) mengidentifikasikan proses-proses yang dibutuhkan untuk implementasi, operasi dan memelihara sistem manajemen serta aplikasinya di seluruh organisasi;

b)  menetapkan urutan dan interaksi proses-proses ini dan bisa diintegrasikan; 

c) menetapkan kriteria dan metode yang dibutuhkan  guna memastikan bahwa – baik operasi maupun pengendalian atas proses-proses ini berjalan efektif;

d)  memastikan ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan guna mendukung operasi dan pemantauan proses-proses ini;

e)  memantau, mengukur dan menganalisis  proses-proses ini, serta mengimplentasikan tindakan yang diperlukan guna mencapai hasil yang direncanakan serta perbaikan yang berkelanjutan kinerja organisasi secara keseluruhan. 

 

Dalam workshop yang berjalan sepanjang siang dan malam Hari Senin s/d Kamis Tgl 23 s/d 26 Februari 2015 bertempat di Wisma Cipayung – Puncak Bogor, Tim Perancang berhasilmengidentifikasikan proses-proses serta urutan dan interaksi proses-proses ini dengan menyusun 3 (tiga) level proses yang terdiri dari: 1 (satu) Sistem Kerja dan 11 (sebelas) Diagram Konteks, serta 68 (enam puluh delapan) judul Prosedur dengan Status Revisi 00 yang akan di-review untuk disempurnakan pada program Review Diagram Konteks Tgl 09 s/d 20 Maret 2015.

 

***** 

EXECUTIVE BRIEFING & PENGENALAN SISTEM MANAJEMEN
UNTUK IMS

 

Jakarta (LCI-240115) Selesai kick off Perancangan Disjaya IMS Senin Tgl 19 Januari 2015, seharian itu acara dilanjutkan dengan “Executive Briefing on IMS & Balrige 2015-2016” bagi Para Pemimpin Senior PT PLN (Persero) Disjaya dengan rincian sbb: Sesi  1 Konsep IMS; Kebijakan Manajemen; Review Tim Perancang; Materi & Jadwal Perancangan. Sesi 2 Overview MBNQA; Malcolm Baldrige, Kriteria Baldrige, MBNQA; Adopsi Kriteria di Indonesia (Perusahaan, IQA, KPKU); Memulai Program. Esoknya, mulai hari Selasa Tgl 20 s/d Jum’at Tgl 23 Januari 2015, di tempat yang sama acara dilanjutkan dengan Pengenalan Sistem Manajemen Untuk Integrated Management System kepada calon Tim Perancang Disjaya IMS.

 

Sistem Manajemen yang diperkenalkan dan didalami adalah:

·   Standar ISO 9001:2008 Sistem Manajemen Mutu

·   Standar ISO 14001:2004 Sistem Manajemen Lingkungan

·   Standar OHSAS 18001:2007 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

·    SMK3 PP 50 TH 2012: Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja

·   SMP PERKAP NO 24 TH 2007 Sistem Manajemen Pengamanan

·   Criteria for Performance Excellence 2015 – 2016

·   PAS 99:2012 Specification of Common Management System Requirement as a Framework for Integration;

***** 

KICK OFF PERANCANGAN DISJAYA IMS

 

Jakarta (LCI-230115). Setelah dipersiapkan sekian lama, akhirnya Hari Senin Tanggal 19 Januari 2015, bertempat di Auditorium Museum Listrik di Taman Mini Indonesia Indah – General Manager PT PLN (Persero) Distribusi Jakarta Raya Haryanto WS meluncurkan program PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN TERPADU PLN DISJAYA.  Acara dihadiri oleh seluruh Pemimpin Senior Disjaya (General Manager – Manajer Bidang – Manajer Area – Pejabat Setingkat), Tim Perancang serta Purnomo sebagai perwakilan Kantor Pusat.

Perancangan Sistem Manajemen Terpadu PLN Disjaya untuk menyempurnakan Proses (Kategori 1 s/d 6) dan Penunjukkan Fungsi Khusus Pengelolaan Kinerja Eksternal untuk data & informasi Pembandingan (Kategori 7) yang sudah dituangkan dalam Program OFI to AFI berbasis Kriteria Baldrige pada Tahun 2014 yl. dengan ancer-ancer akan memakan waktu setahun. Acara ditandai dengan Sambutan Pak Purnomo mewakili Kantor Pusat, Pengarahan Pak Haryanto selaku GM PLN Disjaya, dan Penandatangan KOMITMEN TMII oleh seluruh Pemimpin Senior.

 

 

Selesai kick off, seharian itu acara dilanjutkan dengan Executive Briefing on IMS & Balrige 2015-2016 dengan rincian sbb: Sesi   Konsep IMS: Kebijakan Manajemen; Review Tim Perancang; Materi & Jadwal Perancangan. Sesi 2 Overview MBNQA: Malcolm Baldrige; Kriteria Baldrige; MBNQA; Adopsi Kriteria di Indonesia (Perusahaan, IQA, KPKU BUMN); Memulai Program.

*****

PENGENALAN KONSEP INTEGRATED MANAGEMENT SYSTEM 

  

Jakarta (LCI-280813).  Merasakan betapa repotnya bila mengimplementasikan berbagai sistem manajemen yang berjalan sendiri-sendiri, Pemimpin Senior PLN Disjaya dalam acara Rapat Kerja Ketiga di Tahun 2013 mengagendakan pembahasan berbagai upaya untuk mengintegrasikan berbagai sistem manajemen yang selama ini diimplementasikan. Berbekal surat permintaan dari GM PLN Disjaya Bpk Moch. Sulastyo, selama tiga jam ditampilkan konsep Lembayung Center dalam merancang Integrated Management System.
Topik dan Materi standar yang harus dilalui PLN Disjaya seandainya berketetapan hati untuk merancang suatu Sistem Manajemen Terpadu seperti diuraikan diakhir presentasi dan diskusi di Ruang Rapat Batavia Gedung B Kantor PLN Disaya Jl MIR Rais No 1 Jakarta Pusat.  Jalan panjang yang tidak kurang dari 30 langkah memerlukan komitmen tekad dan dukungan sumberdaya yang besar. Siaaap?......
 

Gallery

Lembayung Center